KDDIさんの会見そのものは未視聴ですが、会見ではこんな話があったそうで。
吉村氏「手順書が2種類あった。対象となるルーターの手順書だったが、ルーティングポリシーの変更があり、手順書の変更が発生。新しい手順書を使わなければならなかったのが古い手順書を使ってしまった。管理の問題。」
— 小山安博 Yasuhiro Koyama (@surblue) 2022年7月29日
「必ず承認作業があり、手順書の最新ファイルかどうかを確認したが、中身が誤っていたので、承認で気付かなかった。承認の手法、手順の何が差分があるか、目検だけでなくシステムで確認できるように精度を上げていきたい。」
— 小山安博 Yasuhiro Koyama (@surblue) 2022年7月29日
※ この話だけを取り上げるのでスレッドの一部だけですが、一連の話も読んでください
この話を知人にしたら「クラウドに置いているのは最新、ということだけどそれでは困っているという人がいる」ということでこの話を紹介されました。
Googleドライブの中にWordを置くと、Googleドキュメントに変換されるが、同時編集でなくても、自分以外の人がスペースを入れても、句点「。」を打ってもすぐに上書きされてしまう。 Microsoft製品だと、Teams（チームス）やSharepoint（シェアポイント）でデータを共有するが、これまたほんの些細な変更でもどんどん上書きされていってしまう。 こういうクラウド上にデータを置いて共同作業する これをある組織では「タイトル（常に最新）」という名前の付け方をされている。 たとえば、「天野公演説明プレゼン（常に最新）」といった感じだ。 作業内容が保存されずに消えないことはありがたいが、大勢で寄ってたかって編集して、 ”いやいや、そこは元のままで正しかったのに”とか ”誰じゃー、これ勝手に変えたのはーっ” ということも起きる。
Microsoft 365付属のOfficeではOneDriveに保存している場合、自動保存がデフォルトでONになります。
失敗してもCtrl+zで戻せばいいですが、「だいぶ前に戻したい」というときはこの履歴を使うのが便利です。
無制限に戻せるわけではなく、会社などでは設定した上限までです。
とはいえ、私の場合この機能常時使っていなくて、ドキュメントの構成を作って書く内容を大雑把に決めるところまでは自動保存をオフにしておいて、適宜Ctrl+Sで保存。これで内容的に満たしたからここから肉付けしようか、という段階になってから自動保存をONにします。まぁ大体習慣的なものというか。
上のお話のように「みんなで」ドキュメントを作り上げる場合、共同編集機能でドキュメントに招待します。
私の場合、どこに置くかはこうしています。
- 最初からチームの成果物としてのドキュメントを作る→SharePoint / Teamsにアップする（自動的に編集権限つく）
- 個人の資料をレビューしてもらう→ 個人のOneDriveに入れて、他人は基本読み取り権限で招待。場合によっては編集権限つける
この「ノボちゃん」のブログ主は「みんなに勝手に編集されて困る」という話ですが、それはちょっとやり方が違うんじゃないかなと思います。
- まずある程度ドキュメントの大枠は誰かが作る
- グループとしての成果物であれば「みんなで時間を取って」同じ時間にドキュメントを同時に編集して、大体の完成までもっていく。海外の場合はつらいかもしれませんが。
- そこから先、Typo(誤変換、スペルミス)であれば「直したよー」と事後連絡でもいいけど、基本的には執筆責任者決めて、コメントで指摘する
ちゃんとコメントはmentionも飛びます。今のOfficeはコメントを「解決」状態にできるので、コメント解決し忘れているところは未修正箇所ですね。ただ、Officeドキュメントだけだったら自分のタスクとして覚えられない、ということもあると思います。
そういう時はOneNoteを共有して、ドキュメントをリンクノートとして追加します。
この辺が図入りでもう少し分かりやすいかな。
ただこれでもOneNoteを忘れたらだめですよね。そういう時はOutlookタスクとして設定します。
Outlookタスクは自動的にMicrosoft To Doのタスクとして登録されるので、Outlook, OneNote, To Do, Teams(のタスク)どれを開いても自分のタスクが確認可能です。
どうでもいい話：
これ昔 SharePoint 2007から2013までの時代、OneNote→SharePoint→Outlookとタスク一気通貫でできるかなぁと夢見たことあったんですよ。残念ながら当時はOutlook→OneNoteかOneNote→SharePointといった1ホップしかできなくてあきらめていたんですが、クラウドサービスになってやっと、という感じです。
まぁこうやって、同期（同じ場所、同じ時間）で一緒に作り上げるフェーズと非同期（思いついたときに）のフェーズでやり方を変えないと、余計な手間ばかりかかります。
どうしても編集させたくないのであれば明示的にチェックアウトすればほかの人が編集できなくなります。
でもKDDIのように承認があるドキュメントだとどうするの？ということであれば、Power Automateで承認のワークフローを作って承認依頼ドキュメントリストに入れたら承認実施する、ということになるでしょうね。
承認されたドキュメントは承認済みへコピー/ 移動して常時そこのファイルを参照すればいいんじゃないでしょうか（もちろん編集権限はみんななし）。
